सम्माननीय उपराष्ट्रपतिज्यूलाई विभिन्न सामाजिक, धार्मिक, राजनीतिक शैक्षिक एवं व्यापारीक संस्थाहरुबाट संचालित कार्यक्रममा प्रमूख आतिथ्यता ग्रहणका लागि अनुरोध भई निमन्त्रणा प्राप्त हुने गरेको  छ । विविध खालका उद्देश्य बोकेका विविध संस्थाहरुको निमन्त्रणालाई अस्वीकार गर्नुभन्दा र्सार्वभौमसत्ता सम्पन्न जनताको इच्छा आकांक्षाहरुलाई स्वीकार गर्दै सरल तरिकाबाट व्यवस्थित गर्न वाञ्छनीय देखिएकोले सम्माननीय उपराष्ट्रपतिज्यूलाई कार्यक्रममा सहभागिताको लागि आमन्त्रण गर्दा सम्बन्धित पक्षबाट निम्न व्यहोरा पूरा भएको हुन पर्नेछ :

१. आयोजक संस्थाको सामान्य परिचय, उद्देश्य र समाजमा गरेको कार्यबारे छोटो जानकारी संलग्न हुनुपर्ने ।
२. आयोजक संस्था भए संस्था दर्ता एवम् नविकरणको प्रमाण पत्रको प्रतिलिपी पेश गर्नुपर्ने ।
३.  उक्त संस्था कानूनबमोजिम कर लाग्ने वा कर छुट कुन प्रकारको हो, कर तिर्नुपर्ने भए VAT वा PAN नम्बर प्राप्त हुनुपर्ने र सोको    प्रमाणपत्र संलग्न हुनपर्ने । यदि कर छुट प्राप्त गरेको भए सम्बन्धित निकायले दिएको कर छुटको प्रमाण पत्र संलग्न हुनुपर्ने ।
४. आयोजकले आयोजना गर्ने कार्यक्रमको विषय र कार्यक्रम संचालन हुने जिल्ला, स्थान र सो कार्यक्रममा अन्य प्रमुख व्यक्तित्वहरु आमन्त्रित गरिएको भए को को लाई आमन्त्रित गरिएका छन, उहाँहरुको पद वा नामसहितको विवरण, कार्यक्रममा सर्म्पर्क व्यक्तिको नाम, ठेगाना र फोन नम्बर उपलब्ध गराउनुपर्ने ।
५. आयोजक काठमाडौ उपत्यका बाहिरको भए सामान्यतया कम्तिमा १५ दिन पूर्व नै यस कार्यालय वा सम्माननीय उपराष्ट्रपतिज्यूको स्वकीय सचिवलाई लिखित अनुरोध गरिएको पत्र दिनुपर्ने र काठमाडौं उपत्यकाको हकमा सामान्यतया कम्तिमा १० दिन अघि नै अनुरोध भई आउनु पर्नेछ ।
६. उपत्यका बाहिरको कार्यक्रममा आयोजकले कार्यक्रम आयोजन गर्दा आयोजकले नै कम्तिमा ५ जनाको हवाई टिकट, खाना, र बास बस्ने अवस्थामा बास सम्बन्धी व्यवस्था गर्न इच्छुक छ छैन र यातायात सुविधाको लागि उपयुक्तस्तरको झण्डा सहितको १ र अन्य एक गरी २ वटा सवारी साधनको व्यवस्था हुन्छ हुदैन खुलाउनुपर्ने ।
७. कार्यक्रममा सहभागीता जनाउने पत्र वा जानकारी पठाइएको भएपनि बजेट तथा अन्य महत्वपूर्ण  कार्यक्रमको कारण वा व्यक्तिगत कारणवस आकस्मिकरुपमा सहभागी हुन नसक्दा कार्यक्रमको खर्च वा अन्य कुराको दावी विरोध वा टिका टिप्पणी गर्न पाइने छैन ।
८. प्रस्तावित कार्यक्रममा सम्माननीयज्यूको सहभागीता समय सामान्यतया १ घण्टा भन्दा वढिको राख्न हुदैन ।
९. प्रस्तावित कार्यक्रमको कार्य सूची समावेश हुन पर्नेछ । (कार्यक्रमको शुभारम्भ, आसन ग्रहण, मन्तव्य,....समापन आदि सवै समावेश भएको विवरण)
१०.प्रस्तावित कार्यक्रममा सम्माननीयज्यूबाट प्रमुख अतिथिकोरुपमा सहभागी हुने निर्णय भएपछि सम्माननीयज्यूबाट सम्बोधन गर्नुपर्ने विषयवस्तुको महत्वपूर्ण बूँदाहरु समावेश भएको मन्तव्य उपलब्ध गराउनु पर्ने ।

सम्माननीय उपराष्ट्रपतिज्यूलाई कार्यक्रममा प्रमूख अतिथि/विशिष्ट अतिथिका रुपमा बोलाउँदा भर्नु पर्ने फाराम :
१. आयोजक संस्थाको जानकारी :
    (क) संस्थाको नामः.............................................................................
    (ख) ठेगाना : जिल्ला.............., न.पा./गा.वि.स....................वडा..........., टोल..............
    (ग) संस्था स्थापना मिति :.............
    (घ) दर्ता / नविकरण अध्यावधिक छ छैन : प्रमाणपत्रको प्रतिलिपी हुनुपर्ने
    (ङ) कर तिर्ने वा कर छुट के हो -...............(कर छुट भए सम्बन्धित निकायको पत्र / कर तिर्ने भए VAP/PAN द. नं. प्रमाणपत्रको प्रतिलिपी संलग्न हुनुपर्ने)
२. कार्यक्रमको परिचय :
   (क) कार्यक्रमको विषय :  ..........................................................................................
                                   
   (ख) कार्यक्रमको महत्व :   .....................................................................................
                                  
   (ग) सम्माननीय उपराष्ट्रपतिज्यूलाई आमन्त्रण गर्नु को उद्देश्य के हो - यसको सकरात्मक पक्ष वा योगदान के हुने हो सो को जानकारी ।

        .................................................................................................................................
३. निमन्त्रणा गरेको मिति (उपत्यका बाहिरको लागि सामान्यतया कम्तिमा १५ दिन अघि हुनु पर्नेछ  र उपत्यका भित्रको लागि सामान्यतया कम्तिमा १० दिन अघि हुनु पर्नेछ ।) :
    
४. उपत्यका बाहिरको कार्यक्रममा आयोजकले नै आयोजकले कम्तिमा ५ जनाको हवाई टिकट, खाना, र बास बस्ने व्यवस्था गर्न र यात्राको लागि उपर्युक्त स्तरको झण्डा सहितको १ र अन्य १ गरी २ वटा सवारी साधनको व्यवस्था गर्न सक्षम छ छैन खुलाउनु पर्ने ।
            छ/छैन

५. कार्यक्रमस्थलको मोटामोटी नक्सा/Sketch (सम्भव भएसम्म) संलग्न हुनुपर्ने ।

६. आयोजक संस्थाको तर्फबाट सम्पर्कमा रहने व्यक्तिकोः
    
नाम थर :.........................................................    ठेगाना : ......................................    
दस्तखत :..................                    सर्म्पर्क नम्बर :.....................